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Kompetenzmanagement

Eine wesentliche und durch Standards geforderte Aufgabe im Bereich des Qualitätsmanagements ist das Kompetenzmanagement. Durch dieses muss sichergestellt werden, dass die Fähigkeiten bzw. Kompetenzen zur Ausübung oder Durchführung von Tätigkeiten und Aufgaben bei den beteiligten Personen angemessen sind.

Das Modul iQ-KOMPETENZ ermöglicht das Anlegen, Pflegen und Verwalten von Kompetenztabellen für alle Mitarbeiter und unterstützt darüber hinaus das Dokumentieren von Maßnahmen zur Erlangung spezifischer Kompetenzen, wie zum Beispiel von Schulungsveranstaltungen oder in iQ-KOMPETENZ hinterlegter Web-based Trainings (WBTs).

Workflow

In einem ersten Schritt müssen für alle relevanten Personen die Kompetenzen hinterlegt werden, die für diese Personen relevant sind. Um dieses Ziel zu erreichen, werden alle bekannten Kompetenzen im System als Stammdaten hinterlegt. Kompetenzen lassen sich mit Eigenschaften definieren, die Beziehungen zu Personeneigenschaften herstellen. Zum ersten können mehrere Kompetenzen in einer Kompetenzgruppe zusammengefasst sein, die ihrerseits einem oder mehreren Personenkreisen zugeordnet ist. Zweitens gibt es den Kompetenztyp, der aussagen kann, dass eine Kompetenz für jede Person relevant ist. Und drittens verfügt sowohl der Datensatz einer Person als auch der einer Kompetenz über ein Zuordnungsfeld, das bei Übereinstimmung aussagt, dass diese Kompetenz für diese Person relevant ist.

Zur Auswertung dieser Eigenschaften im Verhältnis zu Attributen (etwa Personenkreiszugehörigkeit) einer Person steht eine Softwarefunktion zur Verfügung, die für die Person automatisch die daraus hervorgehenden Kompetenzen findet und ihr zuordnet. Auf diese Weise noch nicht erfasste Kompetenzen für eine Person lassen sich abschließend manuell zuordnen.

Die zu den Personen hinterlegten Kompetenzen werden mit einer Soll- und einer Iststufe versehen, die das Ziel- und das aktuelle Niveau der Person bezüglich dieser Kompetenz repräsentieren. Geht daraus ein Kompetenzdefizit hervor, lässt sich dieses anzeigen oder auswerten. Zugeordnete Kompetenzen haben potenziell abhängig von einem in der Kompetenz angegebenem Gültigkeitszeitraum ein Ablaufdatum, das in den Status der Kompetenz zur Person automatisiert eingeht.

Die Iststufe einer Kompetenz für eine Person lässt sich direkt durch das Pflegen von Schulungen bzw. Schulungsveranstaltungen verändern. Diese können mit einer eigenen Kompetenzstufe versehen werden, die durch die Teilnahme erreicht wird. Wird die Teilnahme einer Person an einer solchen Veranstaltung dokumentiert, setzt dies automatisch die entsprechende Iststufe. Ein Spezialfall einer solchen Schulungsveranstaltung ist ein Web-based Training, das in iQ-KOMPETENZ inhaltlich angelegt und über das CAQ-PORTAL durchgeführt werden kann. Absolviert eine für das WBT registrierte Person dieses WBT erfolgreich, aktualisiert die Software die Iststufe dieser Person zu der mit dem WBT verknüpften Kompetenz ebenfalls automatisch.

Zu guter Letzt besteht die Möglichkeit, für jede Person in iQ-KOMPETENZ einen oder mehrere Einarbeitungspläne zu hinterlegen. In diesen werden Einarbeitungsmaßnahmen definiert, deren Durchführung auch direkten Einfluss auf die Kompetenzen dieser Person haben können. Ob es sich bei einer Einarbeitungsmaßnahme um ein WBT oder eine andere dokumentierte Form der Kompetenzerlangung handelt, spielt keine Rolle. Die Dokumentation der erledigten Einarbeitungsmaßnahmen sowie eine Bestätigung sowohl durch den Eingearbeiteten als auch durch einen Verantwortlichen erfolgt jeweils über das CAQ-PORTAL.

Wichtige Funktionen im Überblick

Kompetenzen

Mitarbeiterkompetenzen

Schulungen

Web-based Trainings (WBTs)

Einarbeitungspläne

Auswertungen

Datenschutz

Eigene Benutzerschnittstelle

Schnittstellen zu anderen Modulen