Mailingsystem
Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens wie auch nach außen erfolgt zunehmend über die elektronische Post, E-Mail. Die CAQ-Software iQ-Basis nutzt diese Technologie in Form des integrierten Tools iT-MAIL.
Workflow
Für die Kommunikation via E-Mail benötigt ein Unternehmen immer einen E-Mail-Server sowie Clients, die mit diesem Server in Kontakt stehen, Mails an ihn abschicken und welche von ihm empfangen können. Bekannte Mail-Server sind Microsoft Exchange Server oder Notes Server (IBM), während für die Clients oft Microsoft Outlook oder Notes zum Einsatz kommt.
Für eine CAQ-Software ist hauptsächlich der Vorgang des Verschickens von Nachrichten von Interesse, wie zum Beispiel für das automatische Mahnwesen, während die Software selbst nicht den Anspruch erheben muss, im Sinne eines vollwertigen Mail-Clients Nachrichten empfangen zu können. Damit das Verschicken von Mails möglich ist, muss eines von mehreren möglichen Protokollen unterstützt werden. iT-MAIL verwendet zu diesem Zweck das von nahezu jedem Server unterstützte Simple Mail Transfer Protocol (SMTP).
Das Tool iT-MAIL ist vollständig in iQ-Basis integriert und nicht als eigenständiges Modul verfügbar. Es wird immer dann benutzt, wenn entweder der Anwender manuell oder das System in Form eines Automatismus eine E-Mail an einen Empfänger innerhalb oder außerhalb des Unternehmens verschickt.
Wichtige Details im Überblick
Technologie
- Verschicken von Mails über das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
- Dadurch Unterstützung aller wichtigen Mail-Server und -Clients
Verwendungen in iQ-Basis
- Direktes (manuelles) Verschicken von E-Mails ohne Bezug zu irgendeinem CAQ-Vorgang
- Verschicken von Dokumenten (siehe auch iQ-DOKU)
- Automatisches Verschicken von Maßnahmen im Projektmanagement (bzw. Mahnwesen)
- Verschicken von Einzugslisten im Prüfmittelmanagement
Besonderheiten
- Kataloggestützte Auswahl des Mail-Empfängers oder eines Verteilers für den Mail-Empfang aus den in iQ-GL gespeicherten Daten
- Kataloggestützte Auswahl eines Kopie-Empfängers
- Verschicken einer Kopie an den Absender
- Dialogfeldgestützte Auswahl eines E-Mail-Anhangs
- Beim Verschicken von Dokumenten Möglichkeit der automatischen Konvertierung der Dokumente in das PDF-Format
Motivation für ein eigenes E-Mail-System
- Eine aus iQ-Basis versendete E-Mail betrifft immer einen CAQ-Vorgang, zu dem oft verschiedene Historie-Einträge bestehen. Eine E-Mail muss auch ein solcher Historie-Eintrag sein und gehört zum CAQ-Vorgang.
- Ein mit den entsprechenden Berechtigungen aus gestatteter Benutzer kann über die Historie auf alle über das System verschickten Nachrichten zugreifen. Ein Suchen nach einem Ordner mit versendeten E-Mails auf irgendeinem Anwender-PC entfällt.
- Bei der Vielzahl der von unseren Kunden eingesetzten Mail-Clients müssten wir auch eine Vielzahl von Schnittstellen bereithalten, was gegen unser Konzept der Unabhängigkeit von DV-Systemen spricht.
Schnittstelle zu den Modulen
Das Tool iT-MAIL weist keine besonderen Schnittstellen zu den Modulen auf, sondern ist vollständig in die Gesamtanwendung integriert. Sie haben von jeder beliebigen Stelle im Programm aus die Möglichkeit, E-Mails manuell zu verschicken.