Audit-Management

Auditierung ist ein Eckpfeiler jedes Managementsystems für Qualität, Umwelt oder Arbeitssicherheit. Durch Audits wird die Einhaltung relevanter Normen sichergestellt und ein wichtiger Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung von Systemen und Prozessen geleistet. Der Auditprozess folgt klassisch dem PDCA-Prinzip (Plan/Do/Check/Act) und wird durch die Komponente iQ-AUDIT vollständig und effizient unterstützt.

iQ-AUDIT ist für alle Managementsysteme geeignet. Durch Vorgabe eines Fragen- bzw. Anforderungskatalogs wird jede Form von Audit unterstützt. Das gleiche gilt für die Zieleinheit der Auditierung. iQ-AUDIT ist ein flexibler Helfer, gleich ob das Audit im eigenen Unternehmen stattfindet (als internes bzw. 1st-Party-Audit oder als Zertifizierungs- bzw. 3rd-Party-Audit, das durch einen Zertifizierer durchgeführt wurde und zwecks Maßnahmenverfolgung und Auswertung in der Software abgebildet werden soll) oder ob ein eigener Lieferant bewertet wird.

Workflow

iQ-AUDIT folgt dem PDCA-Prinzip. Die Abbildung zeigt die wesentlichen unterstützten Prozessschritte aufgeteilt auf die 4 Phasen dieses Zyklus.

Die Grundlage für alle Audits bilden die Fragenkataloge. Diese repräsentieren die Normen bzw. Anforderungen, auf die während eines Audits überprüft wird. iQ-AUDIT ist nicht auf einen bestimmten Fragenkatalog limitiert, sondern kann flexibel an alle Anforderungen angepasst werden.

Vor der Auditierung steht die Planung. Audits werden als Bedarfe im Rahmen einer Ein- oder Mehrjahresplanung (Auditprogramm) geplant, können aber auch spontan angelegt werden.

Aus der groben Bedarfsplanung entstehen Audits, deren Feinplanung ggf. unter Einbeziehung des Auditierten in Form einer Auditagenda erfolgt.

Die Auditierung besteht vor allem aus der Auditarbeit an sich und bezogen auf die Software hauptsächlich aus der Eingabe der Feststellungen, die bei der Auditierung getroffen wurden. Dies ist oftmals einfacher, wenn keine direkte Zuordnung zu Elementen eines Fragenkatalogs vorgenommen werden muss, weshalb iQ-AUDIT eine nachträgliche Zuordnung unterstützt. Außerdem können in Auditteams die Auditoren unabhängig voneinander Feststellungen erfassen und nach einem Import gemeinsam konsolidieren bzw. die Ergebnisse bewerten.

Der finale Schritt eines Audits besteht in der Erzeugung und Verteilung eines Auditberichts. iQ-AUDIT bietet dafür eine Reihe von Werkzeugen, von einer dynamischen Bestimmung von Inhalten bis hin zur Generierung einer Abschlusspräsentation in Microsoft PowerPoint. Die volle Funktionalität steht zusätzlich in einer autarken Version der Software zur Verfügung, so dass Auditoren komplett unabhängig von Netzwerken alle Tätigkeiten der Durchführung und Bewertung ausüben können.

Aus während des Audits gefundenen Abweichungen und Verbesserungspotenzialen resultiert ein Maßnahmenprozess, der Schwächen beheben und zur kontinuierlichen Verbesserung von System und Prozessen beitragen soll. Die Maßnahmen werden durch den Auditierten definiert, eingeführt und dokumentiert und können jederzeit in iQ-AUDIT ausgewertet werden. Die mit dem Prozess verbundene Terminschiene wird automatisch überwacht. Wenn dabei Terminüberschreitungen auftreten, sind nahezu beliebige Reaktionen durch das System konfigurierbar.

Wichtige Funktionen im Überblick

Allgemein

• Unterstützung aller wichtigen Audittypen (intern, extern bzw. System, Prozess, Umwelt usw.)
• Übersichtliche, an die eigenen Wünsche anpassbare (Layout) und beliebig sortierbare Listen der im System vorhandenen Fragenkataloge, Bedarfe, Audits und Maßnahmen mit intelligenter Filterfunktion
• Anhängen beliebiger Dokumente an Audits, Feststellungen, Fragen und Maßnahmen
• Laptopversion zur komplett vom Netzwerk unabhängigen Auditierung mit identischer Bedienung
• Auditbearbeitung unter voller Ausnutzung der verfügbaren Bildschirmauflösung möglich

Stammdaten

• Frei definierbare Ergebnis- und Bewertungsschemata zur flexiblen Bewertung Ihrer unterschiedlichen Audits
• Flexible Erfassung beliebiger Fragenkataloge mit Möglichkeiten zur umfassenden Fragenbeschreibung.
• Pflege iQ-BASIS-übergreifender Stammdaten in iQ-GL, so dass eine gemeinsame Nutzung möglich ist

Auditplanung

• (Mehr-) Jahresplanung mit Schwerpunkt auf Wiederverwendbarkeit und Freigabeoptionen
• Druckfunktion für Jahresplanungen
• Unterstützung von Einzelbedarfen für spontane Audits
• Auditagenda mit Versionierung und Möglichkeit zur Einbeziehung des Auditierten
• Importfunktion zur Wiederverwendung einer Agenda
• Unterstützung von Auditverfahren, um Standardaudits zum Beispiel nach IATF 16949:2016 direkt aus der Planung vollständig generieren zu können

Auditdurchführung

• Anpassbarkeit des Fragenkatalogs im Audit z. B. zum Ergänzen spontaner Fragen bzw. Anforderungen
• Eingabe von Feststellungen ohne direkte Zuordnung zu Elementen des Fragenkatalogs
• Drag & Drop von Feststellungen innerhalb des Auditfragenkatalogs
• Differenzierte Einstufung von Feststellungen (wie Good practise, Verbesserungspotenzial, Nebenabwei-chung usw.)
• Pro Feststellung Möglichkeit zur Angabe einer verbindlichen Methode zum Finden der Ursache
• Parallele Erfassung von Feststellungen durch mehrere Auditoren möglich
• Erfassung von Fotos zu Feststellungen
• Suchfunktion zum Finden einer passenden Frage bzw. zum Finden von bereits erfassten Feststellungen
• Grafische Übersicht über den Bewertungsstand
• Softwareunterstützung beim Zusammenstellen der Inhalte für den Abschlussbericht
• Automatische Generierung eines Deckblatts, eines Feststellungsberichts und einer Auditpräsentation (in Microsoft PowerPoint basierend auf Kundenvorlagen)
• Einleitung des Maßnahmenplanprozesses

Maßnahmenplan

• Excel-Maßnahmenplan für Auditierte ohne Zugriff auf das System (z. B. bei Lieferantenaudits)
• Intranet-Lösung für vollständig datenbankbasierten Prozess von der Definition über die Freigabe bis zu Einführung und Wirksamkeitsnachweis
• Aufteilung von Auditfeststellungen auf mehrere Maßnahmenplankoordinatoren möglich
• Beliebig viele Maßnahmen pro Feststellung definierbar
• Automatische Überwachung von Einzelmaßnahmen und ganzen Maßnahmenplänen inkl. nahezu beliebiger Eskalationsstrategien

Auswertungen (einige Beispiele)

• Alle Auswertungen nach Datumsbereich, Typ, Grund, Fragenkatalog usw. parametrisierbar
• Pareto-Analysen für Feststellungen in Bezug auf Prozess und Fundort, Bewertung von Fragen, Abarbeitungsgrad von Maßnahmen
• Umsetzungsstand von Audits von der Planung bis zur Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen
• Überblick offene und überfällige Maßnahmen
• Jahresvergleich Auditergebnisse und Feststellungen

Schnittstellen zu anderen Modulen

• iQ-AUDIT-Mobil, wenn Sie Ihre Audits auf Ihren Laptop exportieren und direkt während Ihres Audits bearbeiten möchten
• iQ-GL zur zentralen Pflege der in allen Modulen relevanten Stammdaten
• iQ-PROJEKTE für die Verwaltung von Maßnahmen inner- und außerhalb des Auditsystems
• iT-MAIL zum automatischen Versenden von E-Mails (zum Beispiel im Rahmen der Maßnahmenverfolgung)
• iT-PORTAL bei Anwendung des Intranet-Maßnahmenplans